今はExcelで業務が回っています。それでもシステム化した方がよいのでしょうか？
ANSWER
回っているうちは、無理に全部を置き換える必要はありません。判断の分かれ目は、同じ数字を2か所以上に入力しているかどうかです。
Excelは、手順が固まっていない業務や、担当者が数人で完結する業務では今も最適な道具です。システム化して効果が出るのは、同じデータを複数の場所に入れ直している、集計のたびに人が手で加工している、ファイルが分裂して最新版が分からない、といった転記と照合に時間を取られている場合です。
逆に、月に数回・1人で完結する作業をシステムに置き換えても、開発費と運用の手間だけが増えます。全面的な置き換えを前提にすると費用も期間も大きくなり、判断そのものが止まりやすくなります。
Excel運用が限界に近づくサイン
- 同じ数字を、複数のファイルやシステムに入力し直している。
- 集計のたびに、手作業でのコピーや表記の統一が必要になる。
- ファイルが枝分かれし、どれが最新版か分からなくなっている。
- 関数やマクロを組んだ本人しか、直せなくなっている。
- 同時に開くと編集が競合し、順番待ちが発生している。
最初に確認すること
1か月のうち、Excelの転記・集計・確認にどれだけ時間を使っているかを、担当者に実測してもらいます。おおよその値で構いません。その時間に人件費を掛けた額が、開発費を数年で回収できる規模かどうかが最初の判断材料になります。
- 同じ数字を入力している場所の数
- 集計作業の頻度と、1回あたりの所要時間
- そのファイルを触れる人が何人いるか
- 入力ミスが起きたとき、誰がいつ気づくか
改善の方向性
- Excelをやめずに、転記が発生している一箇所だけを自動化する。
- 入力はExcelのまま残し、集計と共有だけを仕組み化する。
- 複数人が同時に扱う部分から、先にシステムへ移す。
- 置き換える範囲を決めたら、旧ファイルの停止時期も同時に決める。
相談の目安
転記が発生している箇所だけを切り出せば、小さく始められることが多いです。どこから切り出せるか、そもそも切り出す価値があるかの見立ては、現在の運用をうかがえばお伝えできます。全面的な置き換えを決めてからでなくて構いません。
