システムの保守費用を毎月払っていますが、何に対して払っているのか分からず、高いのかどうかも判断できません。
ANSWER
保守契約の作業範囲が具体的に決まっていないためです。何をしてもらうための費用なのかが書かれていれば、金額が妥当かどうかも判断できます。
保守費用に含まれる作業は、契約によって大きく違います。サーバーやクラウドの監視、障害が起きたときの復旧、OSやライブラリの更新、問い合わせへの回答、小さな修正などのうち、どこまでが月額に含まれ、どこからが別料金かは、会社ごとに決め方が違います。「保守一式」とだけ書かれた契約では、何をしてもらえるのかが分からないまま払い続けることになります。
保守費用には、何も起きなかった月にも払う「待機の費用」という性格があります。障害が起きたときにすぐ対応できる人を確保しておくための費用です。そのため、作業の実績が少ないことだけを理由に高いとは言えません。判断するには、何かが起きたときに、誰が何時間以内に対応するのかが決まっているかを見ます。
保守費用が妥当かどうかを判断できる状態とは、月額に含まれる作業の一覧、障害時の対応時間、月ごとの作業報告の3つが揃っていることです。
保守費用が分からなくなる主な原因
- 契約書に「保守一式」とだけあり、含まれる作業の一覧がない。
- 月ごとの作業報告がなく、何をしてもらったのか見えない。
- 障害時に何時間以内に対応するかが決まっていない。
- 小さな修正が月額に含まれるのか別料金なのかが、曖昧なまま運用している。
- 開発時の担当者が抜け、システムを理解している人が保守側にいない。
最初に確認すること
保守契約書と、直近数か月の請求書を並べて読みます。そのうえで、保守を頼んでいる会社に、月額に含まれる作業の一覧と、過去数か月の作業内容を出してもらいます。これは失礼な依頼ではありません。出てこない場合は、そこが見直しの起点になります。
- 監視・障害対応・更新作業・問い合わせ対応・修正のうち、どれが月額に含まれるか
- 障害時の連絡先と、対応を始めるまでの時間
- OSやライブラリの更新を、誰がいつ行っているか
- 直近数か月の作業の記録
- 解約や他社への切り替えの条件
改善の方向性
- 月額に含まれる作業の一覧を契約に書き込み、範囲外の作業は都度見積もりにする。
- 月ごとの作業報告を受け取る形にする。
- 障害時の対応時間を、業務が止まって困る時間に合わせて決め直す。
- 使っていない監視や作業があれば範囲から外し、金額を見直す。
相談の目安
今の保守契約の内容を見せていただければ、範囲と金額の関係を読み解くところからご相談いただけます。保守を他社に切り替える場合は、引き継ぎの段取りも含めてお手伝いします。