社内で使っている複数のシステムの間で、データを手で転記しています。自動でつなげることはできますか？
つなぐシステムが、外部とデータを出し入れする手段を持っていれば、多くの場合は自動化できます。最初に確認するのは、各システムのデータの出し入れの方法です。
システム同士をつなぐ方法は、そのシステムが用意している出入口で決まります。クラウドのサービスであれば、APIと呼ばれる外部連携の仕組みを持っていることが多く、それを使えば転記を自動化できます。APIがなくても、CSVファイルの出力と取り込みができれば、ファイルの受け渡しを自動化できます。どちらもない古いシステムでは画面操作を自動化する方法もありますが、画面が変わると止まるため、最後の手段と考えてください。
自動化で見落とされやすいのが、データの対応づけです。同じ顧客が、システムごとに違うコードや表記で登録されていると、つないでも正しく突き合わせられません。人が転記しているときに目で見て補っていた部分を、ルールとして決める必要があります。
もう一つは、連携が止まったときの扱いです。自動化すると転記の作業は消えますが、失敗に気づく人もいなくなります。止まったら誰に通知が届き、どう取り直すかまで決めておけば、安心して手作業をやめられます。
自動化が進まない主な原因
- 各システムにAPIやCSV出力があるかを、確認していない。
- 同じ顧客や品目が、システムごとに違うコードや表記で登録されている。
- 転記のときに人が判断して直している部分が、ルールになっていない。
- 連携が失敗したときに、誰が気づいて直すのかが決まっていない。
- 一度に全部をつなごうとして、検討が大きくなりすぎている。
最初に確認すること
転記しているデータを1つ選び、どのシステムから、どの項目を、どのタイミングで、どのシステムへ入れているかを書き出します。そのうえで、両方のシステムの管理画面やマニュアルで、APIやCSVの出力・取り込みの機能があるかを確認します。ここまで分かれば、自動化できるかどうかと、おおよその方法が決まります。
- 転記しているデータの項目と、1か月あたりの件数
- 転記元・転記先のシステムに、APIやCSVの出力・取り込みがあるか
- 転記のときに、人が目で見て直している部分
- 顧客や品目のコードが、システム間で共通か
- 連携が止まったときに、困るまでの時間
改善の方向性
- 件数が多く、判断の要らない転記から1本ずつ自動化する。
- コードや表記の対応表を先に作り、つなぐ前にデータを揃える。
- 失敗時の通知と、取り直しの手順を連携の仕組みに含める。
- つなぐシステムが増えてきたら、データを1か所に集める基盤を検討する。
利用中のシステムの名前が分かれば、外部とつなぐ手段があるかはすぐに確認できます。1本の転記を自動化するだけなら、大きな開発にはなりません。つなぐ先が多い場合は、個別につなぐか、データを1か所に集めるかの判断も含めてご相談ください。
