ツールを作ったのに、社員が全然使ってくれません。なぜでしょうか？
ANSWER
そのツールを使う本人に、使うメリットがない可能性が高いです。
会社にとって集計が楽になるツールでも、社員側で入力作業が増えるなら定着しません。特に、従来のExcelやチャットへの入力が残ったまま、新しいツールへの入力だけが追加されている場合、使われないのは合理的な行動です。
ここでいうメリットは、金銭的な報酬だけではありません。入力の手間が減る、必要な情報を探しやすくなる、確認や報告が短時間で終わるといった、利用者本人の業務上の利益を指します。
もう一つ見落とされやすいのが、使っていて気持ちよく進むかどうかです。表示が速い、入力欄が少ない、押すべきボタンが迷わず分かるといった体験は、業務上の利益がそれほど大きくなくても、使い続ける理由になります。逆に、読み込みに数秒待たされる、入力するたびに画面が飛ぶ、保存に失敗した理由が分からないといったストレスがあると、時間の節約になる仕組みでも避けられます。人は損得だけで道具を選びません。
よくある原因
- 従来のExcel、チャット、紙への入力が残り、二重入力になっている。
- ツールを使う人ではなく、集計する管理者だけが便利になる。
- 現場の業務手順を確認せず、機能一覧から設計している。
- 旧運用を残したまま「できれば使ってください」と案内している。
- 動作が遅い、入力項目が多い、エラーの理由が分からないなど、操作そのものにストレスがある。
- 利用状況を確認し、改善する責任者が決まっていない。
最初に確認すること
実際の利用者が、業務開始から完了まで何を入力し、どこから情報を取り、誰に報告しているかを確認します。操作説明会を増やす前に、ツールを使うことで減る作業と増える作業を並べる方が、原因を見つけやすくなります。
あわせて、作った側が実際に1件を最初から最後まで入力してみます。何回クリックが必要か、どこで迷うか、待たされる場面があるかは、画面を眺めているだけでは分かりません。現場が「使いにくい」としか言えないとき、その中身はたいていここにあります。
改善の方向性
- 既存の入力経路と統合し、二重入力をなくす。
- 利用者が頻繁に使う機能から小さく導入する。
- よく使う操作の手数を減らし、待ち時間・入力項目・エラー表示を見直す。
- 旧運用の終了時期と例外ルールを決める。
- 利用ログと現場の声をもとに、短い周期で改善する。
相談の目安
ツールの改修だけで解決するとは限りません。業務フロー、入力項目、権限、既存システムとの連携まで変える必要がある場合は、運用設計を含めて見直します。
