開発会社に提案を頼むためにRFP（提案依頼書）を作るよう言われましたが、何を書けばよいのか分かりません。
ANSWER
最低限必要なのは、何に困っているか、何ができれば成功か、予算と期限はどれくらいか、の3つです。機能の一覧はその後で構いません。
RFPは、複数の開発会社に同じ条件で提案してもらうための資料です。目的は各社の提案を比べられるようにすることなので、細かい機能を並べるより、背景、成功の基準、予算と期限、提案してほしい内容といった前提を揃えることの方が大切です。前提が書かれていないRFPでは、各社がばらばらの想定で提案してくるため、比べられません。
機能を細かく書きすぎるのにも注意が必要です。発注側が思いついた機能を全部並べると、その全部を作る前提の提案と見積もりが返ってきます。困りごとと成功の基準が書かれていれば、開発会社の側から、より小さく安く実現する方法を提案してもらう余地が残ります。
書けない項目があっても構いません。予算が決まっていなければ「未定。概算の幅を示してほしい」、要件が固まっていなければ「要件定義から依頼したい」と書けば、それ自体が前提として伝わります。空欄のまま出すより、分からないことを分からないと書く方が、提案の質は上がります。
RFPが書けない主な原因
- テンプレートの項目を全部埋めようとして、手が止まっている。
- 困りごとより先に、機能の一覧を作ろうとしている。
- 予算を書くと高く見積もられると考え、書かずに済ませようとしている。
- 何ができれば成功かについて、社内の合意が取れていない。
- 今の業務やシステムの資料がまとまっていない。
RFPに書いておきたいこと
すべてを詳しく書く必要はありません。次の項目を1〜2行ずつでも埋めれば、開発会社は提案と概算を出せます。今の業務で使っているExcelや帳票があれば、整理し直さずにそのまま添付する方が、実態が伝わります。
- 背景（何に困っていて、なぜ今取り組むのか）
- 目的と成功の基準（何ができれば成功か、どう測るか）
- 対象の業務と利用者（誰が、どの場面で使うか）
- 今使っているシステムやツールと、つなぐ必要があるもの
- 予算の上限または幅と、稼働させたい時期
- 提案してほしい内容、提案書の提出期限、評価の観点
改善の方向性
- 背景・目的・成功の基準を先に書き、機能の一覧は後回しにする。
- 予算と期限は、幅でもよいので書く。
- 分からない項目は分からないと書き、提案側に考えてほしい点として示す。
- 出す前に実際に使う人に読んでもらい、困りごとが正しく書けているかを確かめる。
相談の目安
RFPを書く前の段階でもご相談いただけます。困りごとをうかがいながら、RFPに書くべき内容を一緒に整理することもできます。社内で要件がまとまらない場合は、要件定義だけを先にご依頼いただく進め方もあります。